[Den Haag | Evenementenhal]
Ik liep naar binnen en waande mij in een bedrijfsexpo. Rechts van me zie ik een chic geklede dame koffie serveren en links van me tientallen hoge tafels met planningborden eromheen. Er hangt een ontspannen sfeer, mensen kletsen met elkaar en hier en daar zie ik dat er post-its op de planningborden worden geplakt. Ik wandelde binnen bij de kwartaalplanning van één van onze klanten. De hele ICT-afdeling kwam samen om het werk voor de komende 3 maanden te plannen en te bespreken waar ze elkaars hulp nodig hebben. Dit was mijn eerste kennismaking met deze klant. Een beetje onder de indruk van het moment nam ik een eerste slok van mijn koffie en dacht: “Hier moet ik meer over weten.” Scrum Masters zijn de aanjagers van de Agile transitie binnen een organisatie. Het lijkt dus een logische stap om mijn onderzoek daar te starten. Ik regel een gesprek met 2 bevlogen Scrum Masters: Maarten en Vince. Bewapend met een zak vol vragen ga ik met hen in gesprek:
Jij bent Scrum Master, wat houdt dat precies in?
Maarten: Als Scrum Masters zijn we verantwoordelijk voor de transitie naar Agile. We willen de organisatie naar een niveau brengen waarin we samen een professionele Agile organisatie worden. We motiveren en nemen de organisatie mee in het Agile gedachtengoed. Zeker de mensen die minder kennis van of affiniteit hebben met Agile.
Vince: Ik wil eerst even een nuance aanbrengen. Formeel gezien ben ik informatieanalist met Scrum Master als extra rol. De taak van een Scrum Master is eigenlijk heel eenvoudig: Scrum bestaat uit een aantal guidelines om het scrumproces in goede banen te leiden. Als Scrum Master zorg je ervoor dat deze methode goed gevolgd wordt.
Wat doet een Scrum Master?
Maarten: Binnen het Agile gedachtegoed heb je verschillende Scrum evenementen, zoals Stand ups, Retrospectives, planning sessies, enzovoort. Als Scrum Master speel je een ondersteunende rol voor het team. Je plant de evenementen, zorgt dat er ruimtes gereserveerd zijn en dat de afspraken in de agenda staan. Eigenlijk ben je een facilitator voor het team. De Scrum Master zorgt ervoor dat het werk gepland en opgepakt kan worden zodat het team van daar uit business waarde kan realiseren. Dat is waar Scrum Masters voor zijn opgeleid.
Vince: Het belangrijkste vind ik dat je als Scrum Master je team helpt om optimaal te presteren. Vanuit een coachende rol zorgt de Scrum Master voor de scrumontwikkeling van individuen en de organisatie. De Scrum Master enthousiasmeert en zorgt ervoor dat knelpunten worden opgelost, zodat het team zich kan focussen op het doel van de sprint.
Met welke superheld zou je de rol van Scrum Master vergelijken?
Maarten: Ik zou de rol vergelijken met Alfred Pennyworth, de butler van Batman. Ik zie een Scrum Master niet als superheld. De Scrum Master is juist iemand die een team van superhelden faciliteert om succesvol te zijn. Alfred draagt zorg voor het huis en de Batcave zodat Batman kan excelleren.
Dat vind ik de verantwoordelijkheid van de Scrum Master. Die moet ervoor zorgen dat het team de helden kunnen uithangen.
“De Scrum Master is juist iemand die een team van superhelden faciliteert om succesvol te zijn.” – Maarten
Vince: Veel mensen in de IT-wereld hebben echt veel affiniteit met en gevoel bij superhelden. Je staat er misschien gek van te kijken. Maar ik heb dat totaal niet. Ik kan niet zo snel een superheld verzinnen. Naar mijn mening ben je als Scrum Master niet echt een superheld. Ik vind eerder dat de teamleden zelf superhelden zijn. Als Scrum Master houd je een spiegel voor aan de teamleden zodat het team zelf kan zien en ontdekken waar ze toe in staat zijn.
Wat zijn de drie belangrijkste eigenschappen van een goede Scrum Master?
Maarten: Je moet ten eerste communicatief sterk zijn. Je moet goed en duidelijk kunnen communiceren met enerzijds je team, maar ook met je omgeving. Ten tweede moet je een goede dosis coachend vermogen hebben. Je moet in staat zijn om het team niet te dirigeren maar al coachend te helpen groeien naar een bepaald volwassenheidsniveau. En als laatste vind ik inspireren een belangrijke eigenschap. Je zult merken dat wanneer je zelf enthousiast bent, met ideetjes komt en gekke dingen doet dan gaat het team daarin mee. Je kan het team inspireren door ze aan te moedigen om dingen te proberen, fouten te maken en out-of-the-box te denken want alleen dan kan je je als team ontwikkelen. Deze 3 eigenschappen vind ik belangrijk.
Vince: Ten eerste: Energiek. Op het moment dat je zelf iets met energie en enthousiasme overbrengt dan krijg je mensen sneller mee. Dat heb je nodig om mensen mee te nemen in een verandering. Ten tweede: Vinding-/initiatiefrijk. Als Scrum Master moet je creatief zijn. Je wilt het team blijven triggeren met nieuwe inzichten en ideeën.
“Op het moment dat je zelf iets met energie en enthousiasme overbrengt dan krijg je mensen sneller mee.” – Vince
En als laatste: Flexibel. Een Scrum Master krijgt ook wel eens te maken met weerstand. Op dat soort momenten moet je flexibel zijn om te kunnen reageren en acteren op bepaald gedrag en opmerkingen. Dat vind ik juist heel leuk. Als Scrum Master mag je hier en daar af en toe een beetje prikken om te kijken hoe men reageert en om mensen aan het denken te zetten.
Waar ben je het meest trots op dat jullie als Scrum team hebben bereikt?
Maarten: Vanaf vorig jaar Maart zijn we als team ingestapt in de Agile transitie en sindsdien hebben we een enorme groei doorgemaakt. De eerste maanden is er binnen ons team veel gebeurd. Er gingen mensen weg, er werden mensen weggehaald, het ene project was begonnen en werd een paar maanden later stopgezet en daardoor moesten we ineens van het ene naar het andere project. In plaats van dat we als team daardoor werden teruggeslagen is het team onwijs gegroeid. Om een voorbeeld te geven: Er ging een analist weg en toen heb ik het team voorgelegd: Jongens, gaan we aan de slag met het werven van een nieuwe analist of vullen we het als team in. Toen heeft het team gezegd: We vullen het als team in en we pakken die werkzaamheden gewoon op. We zijn een team en we focussen ons op de essentie, wat echt belangrijk is, en waarin je als team echt groot in kan worden. Daar ben ik trots op.
Vince: De samenwerking van het team. We zitten al een tijd samen in het team en we hebben mooie stappen gemaakt. Een voorbeeld daarvan is de workshop psychologische veiligheid. De naam van de workshop heeft een bepaalde lading, maar als team voelden we ons goed en sterk genoeg om deel te nemen aan de workshop. Tijdens zo’n workshop deel je veel met elkaar waardoor je nader tot elkaar komt. Je leert beter begrijpen waarom er bepaalde dingen binnen het team gebeuren of zijn gebeurd. Het helpt ons om elkaar niet direct af te keuren, maar juist begripvol feedback te geven zonder dat dit tot conflicten leidt.
Wat vind je het meest uitdagend aan de rol van Scrum Master?
Maarten: Mijn grootste uitdaging is om uit de inhoud dat blijven. Dat vind ik lastig. Ik ben er om te faciliteren, maar ik heb ook redelijk veel kennis van bepaalde zaken. Af en toe bemoei je je met de inhoud waar je eigenlijk buiten moet blijven. Ik geef soms mijn mening over bepaalde dingen door te zeggen: Joh, waarom doe je het niet zo en zo. Wat ik eigenlijk op zo’n moment moet doen is dat je het team helpt om het juiste te doen door vragen te stellen. Je moet de verantwoordelijkheid bij het team beleggen. Als Scrum Master is het je taak om de juiste vragen te stellen.
Vince: De combinatie rol van informatieanalist en Scrum Master binnen één team. Het heeft soms zijn voordelen, maar ook zeker valkuilen. Gezien de functionele kennis die je hebt door de informatieanalyse en de transitie waarin we zitten, benadert men je soms alsof je ook nog eens een Product Owner bent. Wat ik op zo’n moment doe is heel simpel: doorverwijzen naar de Product Owner. Ondanks dat ik een member van het development team ben, wil ik als Scrum Master afstand houden van de inhoud van het werk. Ik stel nu vaker de vraag: Wat vinden jullie er zelf van of hoe kijken jullie er zelf naar?
Welke tips zou je geven aan beginnende Scrum Masters?
Maarten: Allereest een tip over soft skills: Behandel het team met respect want van daaruit gaan ze jou ook met respect behandelen. Ik denk dat dat heel belangrijk is. Je moet zorgen dat je je team altijd met respect behandelt want dan kan je het maximale van ze vragen op enig moment. De andere tip: Houd je in het beginsel gewoon aan de Scrum Guide. Het is heel simpel: Weet je het niet meer, pak de Scrum Guide, want daar staat wat je moet doen. Als je alleen dat al doet doe je in ieder geval het minimale wat er van je als Scrum Master wordt gevraagd.
Vince: Neem een kijkje in de keuken bij andere Scrum Teams en bij andere Scrum Masters. Dat heb ik zelf ook gedaan bij Maarten bijvoorbeeld. Probeer die dingen op te pikken uit andere teams waarvan jij denkt dat dit van toegevoegde waarde kan zijn en voeg het samen tot een nieuw recept. Daarnaast heb ik nog een belangrijke tip namelijk: Take it to the team. De Scrum Master bepaalt niet wat er moet gebeuren, maar het team.
