Wanneer je een aantal mensen samenbrengt om een Scrum team te vormen ben je niet zomaar een effectief team. Voordat een team hoge prestaties levert doorloop je een aantal fases. Bruce Tuckman heeft een theorie ontwikkeld over deze fases die tegenwoordig veel populariteit geniet. Volgens Tuckman doorloopt een groep mensen altijd 4 fases in de groei naar een hecht en effectief team: Forming, storming, norming en performing. De Scrum Master heeft een belangrijke rol in het begeleiden van het Scrum team richting een hoogpresterend team. In dit artikel leer je:
- De 4 fases in Tuckman’s teamontwikkeling model
- Het concrete groepsgedrag dat bij elke fase hoort
- Een passende leiderschapsstijl van de Scrum Master bij iedere fase.
Forming (oriëntatiefase)
In de oriëntatiefase heerst er nog geen groepsgevoel bij het team. Het team bestaat uit een groep individuen en de teamleden moeten elkaar nog leren kennen. De individuen proberen conflicten zo veel mogelijk te vermijden. De hechting en het vertrouwen in elkaar moet nog worden opgebouwd. Groepsleden nemen een afwachtende houding aan en hebben behoefte aan richting en leiderschap. De werkzaamheden richten zich vaak op individuele taken, zonder dat er echt met elkaar wordt afgestemd.
Gedrag van Groepsleden
- Niet goed naar elkaar luisteren en elkaar niet laten uitpraten
- Vertonen weinig initiatief en zijn afwachtend
- Ervaren feedback als bedreigend en communiceren ‘beleefd’ met elkaar.
Leiderschapsstijl van Scrum Master
Tijdens deze fase kan de Scrum Master het team het beste helpen door de rol van leraar te pakken. De Scrum Master moet ervoor zorgen dat het helder is wat er verwacht wordt van de teamleden en creëert daarmee duidelijkheid rondom het doel en de structuur.
Storming (conflict fase)
Een gevoel van veiligheid binnen het team ontstaat doordat teamleden steeds meer vertrouwd raken met elkaar. De vrijmoedigheid en openheid ontstaat om twijfels, zorgen en frustratie met elkaar te delen. De eerste conflicten ontstaan en (kleine) irritaties komen langzamerhand aan de oppervlakte. Dit is een natuurlijk gevolg omdat het nog niet duidelijk is wat teamleden van zichzelf, elkaar en het team verwachten. Ondanks dat dit niet de fijnste fase is om door te gaan is het wel een cruciale fase voor de teamontwikkeling. Conflicten wegstoppen of negeren is één van de slechtste dingen die je in deze fase kunt doen.
Gedrag van Groepsleden
- Leren elkaar feedback te geven
- Conflicten starten en emoties kunnen hoog oplopen
- Afstemming proberen te vinden over het uitvoeren van werkzaamheden
- Beter naar elkaar luisteren
Leiderschapsstijl van Scrum Master
In deze fase kan de Scrum Master het beste optreden als coach. De Scrum Master moet goed voor ogen houden dat conflicten nu eenmaal bij het groepsproces horen en niet bedreigend zijn. Emoties kunnen hoog oplopen en meningsverschillen kunnen persoonlijk worden. Los de conflicten niet op voor het team, maar help het team juist om conflicten zelf bespreekbaar te maken en op te lossen.
Norming (normering fase)
Wanneer het team in staat bleek te zijn om op een constructieve manier om te gaan met de conflicten in destorming fase komt het team in de norming fase. In deze fase ligt de focus op het vinden van balans in wat teamleden van elkaar verwachten in werk (aanpak, snelheid en kwaliteit) en in de omgang (sociale normen). Met andere woorden: Het team komt met elkaar overeen welke normen, waarden en regels voor hen belangrijk zijn om effectief samen te werken. Doordat er duidelijkheid komt rondom rollen, doelstellingen en aanpak zet het team een stap vooruit. Doordat het team helderheid krijgt over haar werkzaamheden en doelstellingen komen teamleden dichter bij elkaar en voelen ze zich ook meer onderdeel van het team.
Gedrag van groepsleden
- Leren van elkaar
- Proactief denken en handelen
- Elkaar gevraagd en ongevraagd feedback geven
- Initiatief tonen, ook ongevraagd
- Ze gaan met elkaar samenwerken op basis van gelijkwaardigheid en competenties.
Leiderschapsstijl van Scrum Master
De beste rol die de Scrum Master in deze fase kan aannemen is de rol van mentor. In deze fase mag je als Scrum Master wat afstand nemen. Het team is in staat om zelfstandig vooruit te bewegen en als Scrum Master faciliteer je dit. De kennis van de Scrum Master op het gebied van Agile, Scrum en productontwikkeling komt hier van pas om het team te begeleiden naar een geoliede machine.
Performing (prestatie fase)
In deze fase is er echt sprake van een team. Het Scrum team neemt volledige verantwoordelijkheid voor haar werkzaamheden en de onderlinge verstandhouding. De resultaten zijn daar ook naar. Een team dat op dit punt komt is in staat om met weinig leiding complexe taken op een soepele manier uit te voeren. In deze fasen worden teamleden flexibeler in de rol die ze uitvoeren. Het vermogen van het team om zichzelf te organiseren komt steeds sterker naar voren: Een teamlid neemt de taak van de Scrum Master over wanneer deze niet beschikbaar is en ontwikkelaars voeren taken uit die buiten hun comfortzone vallen. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is sociale veiligheid. Doordat teamleden zich veilig voelen in het team durven ze risico’s te nemen en fouten te maken. De sfeer in het team is constructief en positief.
Gedrag van groepsleden
- Uitgaan van onderling vertrouwen
- Direct en zakelijk omgaan met emotie
- Blijven opstaan voor verbeteringen
- Goed op elkaar ingespeeld en weten wat je aan elkaar hebt
- Beslissings- en oplossingsgericht
Leiderschapsstijl van de Scrum Master
De Scrum Master kan het team het beste ondersteunen in de rol van adviseur. Het team is zeer capabel om uitdagingen, problemen en conflicten zelf op te lossen. De Scrum Master kan het team daarin bijstaan met advies in het vinden van de beste oplossingen.
De vijfde fase: Adjourning?
In 1977 publiceerde Tuckman samen met Jenson het boek Stages of Small-Group Development Revisited. In dit boek voegden ze er nog een vijfde fase aan toe: De adjourningsfase (afscheidsfase). Het team komt in deze fase wanneer het team uiteen valt omdat het werk afgerond is. Deze fase gaat over het gevoel van voldoening maar ook van onzekerheid dat gepaard gaat met het succesvol afronden van werkzaamheden. In deze fase kan de Scrum Master een moment van reflectie faciliteren waarin erkenning wordt gegeven voor het geleverde werk van het team en waarin vervolgstappen worden besproken.
Conclusie
Dit artikel beschreef de 4 fasen van Tuckman’s model dat een groep mensen doormaakt in de groei naar een hecht en effectief team: Forming, storming, norming en performing. De Scrum Master speelt een belangrijke rol in elke fase als leraar, coach, mentor en adviseur. Het is belangrijk om te realiseren dat veranderingen in de markt, het toevoegen of wegvallen van teamleden of organisatieveranderingen er allemaal aan bij kunnen dragen dat een team teruggaat naar eerdere fases. Zelfs hoogpresterende teams die al een lange tijd samenwerken kunnen samen door meerdere cycli heengaan. Ervaring en kennis uit het verleden helpt deze teams echter om sneller door de verschillende fases heen te groeien.
George Box heeft eens gezegd: “In principe is elk model verkeerd, maar sommigen zijn wel bruikbaar.” Dat geldt ook voor dit model. De waarde van dit model ligt in de toepassing ervan. Tuckman’s model over teamontwikkeling geeft ons een vereenvoudigde weergave van de ontwikkeling van teams, de onderlinge relaties, competenties en de benodigde leiderschapsstijl. Dit model kan de Scrum Master echter wel helpen om te bepalen waar het team staat, wat het team nodig heeft en welke leiderschapsstijl daar het beste bij past.
